eka Edelstahlkamine GmbH, Untersteinach

eka Kamine organisiert und automatisiert die Auftragsannahme mit B2B-FLOW. eka Kamine konnte durch den Einsatz wichtige Geschäftsabläufe beschleunigen, Fehler reduzieren und in erheblichem Maße Kosten senken. Bei eka Kamine werden diese BüroWARE Produkte eingesetzt: CRM / OfficePlaner, ERP / Warenwirtschaft, SCM / B2B-FLOW

Wer jemals geglaubt hat, dass mittelständische Unternehmen den Nutzen moderner Informationstechnologien (IT) nicht ausreichend zu schätzen wissen, wird von der Firma eka Edelstahlkamine eines Besseren belehrt. Das 80 Mitarbeiter starke Unternehmen im fränkischen Untersteinach ist der wohl innovativste Hersteller von Kaminen aus Edelstahl in Europa, auf jeden Fall aber in Deutschland. Herzstück der innovativen IT-Lösung ist das betriebswirtschaftliche Softwaresystem BüroWARE von SoftENGINE, das vom regionalen Vertriebspartner MS-Solutions bei eka eingeführt wurde. Mit der neuen Software B2B-Flow hat eka-Geschäftsführer Herbert Werner eine neue Lösung in Betrieb genommen, um den Außendienst noch stärker in die betrieblichen Abläufe in der Zentrale zu integrieren.

Der Markt für den Neubau und die Sanierung von Kaminen hat ein gutes Wachstumspotential, ist jedoch durch erheblichen Wettbewerbsdruck gekennzeichnet. Eka gehört zu den Top 5 der Branche, und das bei immerhin rund 170 Mitbewerbern. Das Familienunternehmen ist mit allen Aspekten von Abgas- und Schornsteinanlagen befasst. Neben Deutschland werden auch andere Länder bedient, darunter Österreich, die Schweiz, Südtirol, Belgien, die Niederlande, Rumänien und Hongkong.

eka - Innovationsführerschaft, die sich rechnet
1998 übernahm Geschäftsführer Herbert Werner das Unternehmen und begann zwei Jahre später eine umfassende Modernisierung der IT-Systeme mit Hilfe der Firma MS-Solutions. Die hoffnungslos veralteten Einzelplatzrechner unter MS-DOS wurden durch ein Windows-Netzwerk ersetzt. Die gesamten betriebswirtschaftlichen Funktionen wurden in der kaufmännischen Software BüroWARE gebündelt. Etwa ein Jahr hat die IT-Sanierung in Anspruch genommen. Das Ergebnis lässt sich in Euro und Cent ausdrücken: Rund 8000 bezahlte Stunden jährlich werden durch bessere Informationsflüsse eingespart, ein Volumen in der Größenordnung von 200.000 Euro pro Jahr.

Die Informationstechnologie ist für eka deswegen wettbewerbsentscheidend, weil jeder Kamin im Grunde eine Einzelanfertigung darstellt. Je nach Heizungsart (Öl, Gas, feste Brennstoffe), Kessellieferant und dutzende weiterer Parameter wird jeder Kamin einzeln berechnet. Die benötigten Teile werden entsprechend bearbeitet, verpackt und schnellstmöglich an den Aufbauort (die Baustelle) gebracht. Trotz des komplexen Prozesses werden ca. 70 Prozent aller Bestellungen noch am selben Tag ausgeliefert – und das bei durchschnittlich 120 Aufträgen täglich. Weit über 25.000 Paletten mit Ware verlassen die Fertigungsstätte in Franken jedes Jahr.

Erhöhte Qualität in der Auftragserfassung senkt die Fehlerrate
Mit der neuen Außendienstanwendung über B2B-Flow hat eka-Geschäftsführer Herbert Werner vor allem die Genauigkeit in der Auftragserfassung erhöht und dadurch Rückfragen, Fehllieferungen und Reklamationen drastisch reduziert. Bislang haben die rund 20 Beschäftigten im Außendienst ihre Bestellungen meist per Fax an die Zentrale in Untersteinfach gesandt. Dort wurden die Daten abgeschrieben und in die Computer eingegeben. Teilweise rief der Außendienst auch an und gab die Bestellung telefonisch durch. Das Problem: Hör- und Schreibfehler, unleserliche Faxe und Missverständnisse führten immer wieder dazu, dass der Auftrag nicht korrekt erledigt werden konnte. Teile fehlten, es wurden falsche Teile geliefert, die Komponenten passten nicht zusammen und die eine oder andere Bestellung kam überhaupt nicht an, weil das Fax verloren ging. Die Folgen: Ein Monteur steht auf der Baustelle und kann nicht weiter arbeiten, weil Teile fehlen, der Kunde droht damit, den Lieferanten zu wechseln, wenn es nicht zügig vorangeht. Als das Problem über Hand nahm, hat der innovationsfreudige Kaminhersteller mit B2B-Flow eine Computerlösung gefunden. Hierbei sendet der Außendienstmitarbeiter seine Bestellung per e-Mail an die Zentrale. Er schreibt alle notwendigen Angaben statt auf ein Faxformular direkt in den Computer im häuslichen Home Office und verschickt sie als E-Mail. Der Clou: In der Zentrale werden die E-Mails nicht etwa manuell geöffnet und von den Beschäftigten der Auftragsannahme einzeln gelesen, sondern automatisch weiter verarbeitet. B2B-Flow holt alle Bestelldaten ohne menschliches Zutun aus den e-Mails und führt gleich zahlreiche Plausibilitätsprüfungen durch. Das System schlägt sofort Alarm, wenn Teile nicht zusammen passen, Serienteile fehlen, die jeder Kamin haben muss oder sonst etwas mit dem Auftrag nicht stimmen kann. Da der Außendienst weiß, dass Fehler an dieser Stelle sofort zu Rückfragen führen und auch die Fehlerquelle sofort zu identifizieren ist, bemüht er sich um vollständige und einwandfreie Angaben. Das ist ein wesentlicher Fortschritt gegenüber der bisherigen Fax- und Telefonlösung, bei der die Fehler zumeist erst am Ende der Prozesskette auffielen, wenn zum Beispiel auf der Baustelle Teile fehlten.

Anzahl der Rückfragen halbiert durch Software
Nach Analyse von eka-Geschäftsführer Herbert Werner hat sich die Anzahl der notwendigen Rückfragen seit der Einführung von B2B-Flow etwa halbiert. Bislang gab es bei 40 Prozent der Aufträge Klärungsbedarf, heute nur noch bei 20 Prozent. Ein großer Teil davon entfällt auf Preise, die der Außendienstler in Abweichung von den Listenpreisen gewährt hat, um Aufträge zu akquirieren. Durch die automatische Preisprüfung bei der Auftragsannahme ist eka vor Überraschungen bei der Rechnungsstellung gefeit.

Unabhängig davon spart das Unternehmen bei jedem Auftrag rund 15 Minuten Erfassungsarbeit ein, die bisher durch das Abschreiben vom Fax oder das Mitschreiben am Telefon entstanden waren. Noch wichtiger aber sind die Verkürzung der Durchlaufzeit durch die automatisierte Bearbeitung der E-Mails und die frühzeitige Erkennung und Ausmerzung von Fehlerquellen. Die Einführung von B2B-Flow beim eigenen Außendienst hatte für eka zunächst höchste Priorität, weil rund 80 Prozent aller Aufträge von den Beschäftigten unterwegs ins Unternehmen geholt werden. Mittelfristig will der Edelstahlkaminhersteller die Bestellmöglichkeit per E-Mail auch für seine rund 2.500 Kunden öffnen, vor allem Planungs- und Ingenieurbüros. Im ersten Schritt hat eka bereits seine ca. 50 besten Kunden auf B2B-Flow umgestellt. Die Akzeptanz ist sehr hoch, weil die Kunden ebenso wie der Hersteller von den Vorteilen der präziseren Auftragserfassung und der Vermeidung unnötiger Fehlerfolgekosten profitieren.

Internationales Geschäft im Blick
Bei der Einführung von B2B-Flow hatte eka-Chef Herbert Werner von Anfang an das internationale Geschäft im Auge. Die Kommunikation über E-Mail funktioniert ohne Anpassungen in jedem Land. Landesspezifische, technische Besonderheiten des Telefonnetzes bei der Datenübertragung, wie sie bei Datendirektverbindungen eine Rolle spielen, sind für die E-Mail-Kommunikation unerheblich. Ebenso wichtig: Die von eka gewählte Softwarelösung B2B-Flow unterstützt die Mehrsprachigkeit. Damit ist eka bestens vorbereitet auf die weitere Expansion. Auf der Agenda steht bereits der Schritt nach Tschechien; durch die Anbindung an die EU kommen in dem Land europäische Normen zur Anwendung, die in umfassendem Maße Anpassungen an den dortigen Abgasanlagen erforderlich machen. Über seine IT-Partner MS-Solutions und SoftENGINE ist eka-Geschäftsführer Herbert Werner voll des Lobes: „Das betriebswirtschaftliche System BüroWARE von SoftENGINE erwies sich als derart flexibel, dass es in jedem Detail an unsere Erfordernisse anpassbar war. Wie das Beispiel B2B-Flow zeigt, stellt uns SoftENGINE immer wieder neue Funktionen zur Verfügung, die uns erhebliche Wettbewerbsvorteile verschaffen. Begeistert sind wir über das Engagement, das Know-how und die Beratung und Betreuung des SoftENGINE-Partners MS Solutions vor Ort." Über IT hinausgehend gehört eka auch in der Fertigungstechnologie zur Innovationsspitze. Moderne Schweißautomaten, Zuschnittanlagen und neueste Lasertechnik ergänzen die fortschrittliche Informationstechnologie und tragen mit zur starken Marktposition des fränkischen Mittelständlers bei.

Eingesetzte Software:

• BüroWARE Warenwirtschaft/ERP Profi
• BüroWARE OfficePlaner Profi
• BüroWARE B2B-Flow Server
• BüroWARE B2B-Flow Bestelldruckertreiber
• Pervasive 2000i Datenbank
• Tobit David XL

Useranzahl: 30

IT-Infrastruktur: Windows 2000 Server, Client/Server sowie Terminalserverbetrieb

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BB2B-Flow - der Unternehmensadapter

Großes Einsparungspotential bietet der automatisierte Austausch von Belegen zwischen Unternehmen. Mit BüroWARE B2B-Flow müssen Sie Ihre eingehenden Aufträge nicht mehr selbst erfassen, sondern lassen dies Ihre Kunden für sich tun. Im Gegensatz zu aufwändigen Datenschnittstellen wie z.B. EDI ist der Aufwand für Ihre Kunden minimal und wird aus diesem Grund auch schnell akzeptiert.

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BüroWARE - die kaufmännische Softwarefamilie

BüroWARE ist mehr als nur eine Warenwirtschaft! Das integrierte CRM-System bietet Ihnen die Möglichkeit, direkt Telefonate, Termine, Korrespondenzen, e-Mails oder Besuchsberichte zu managen und unterstützt Sie bei Marketing und Vertrieb. Offene Posten eines Kunden sind direkt in der Warenwirtschaft ersichtlich, da auch die Finanzbuchhaltung integriert ist.

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