Intelligente Oberfläche für digitale Archivsysteme!

Um die betriebswirtschaftlichen Abläufe innerhalb eines Unternehmens sinnvoll zu organisieren ist die Nutzung eines digitalen Archivsystems heute nahezu unumgänglich. Die Anzahl der Anbieter in diesem Segment ist riesig, kleine innovative Anbieter sind genauso am Markt vertreten wie alteingesessene Dinosaurier der Dokumentenarchivierung.

Unsere Erfahrung in den letzten Jahren war, dass alle Produkte, mit denen wir in Berührung kamen, ihre Aufgabe mehr oder weniger erfüllten, jedoch waren viele Lösungen regelrechte Feature Monster. Die Fülle der Funktionen war für die tägliche Nutzung häufig zu komplex, die Benutzeroberflächen überladen mit selten genutzten Sonderfunktionen. Einfache Funktionen, die die tägliche Arbeit erleichtern könnten, fehlten dann aber häufig ganz.

Aus diesem Grund wurde INOXISION ARCHIVEgate entwickelt. Es handelt sich hierbei nicht um ein neues Archivsystem, sondern um eine betriebswirtschaftlich, praxisorientiert ausgelegte Oberfläche für digitale Archivsysteme. über modulare PlugIns können die verschiedensten Systeme angebunden werden. Im BüroWARE Umfeld bietet sich hier die Nutzung von maxxArchiv von gotomaxx Software an, welches von Anfang an zu den unterstützten Systemen zählt.

Der Schwerpunkt der Anwendungsfunktionalität liegt in der Dokumentenablage und Recherche. Für die Dokumentenerfassung werden sowohl lokal angeschlossene Dokumentenscanner wie auch im Netzwerk integrierte Systeme unterstützt. Die Oberfläche ist so strukturiert, dass die täglichen Arbeitsabläufe wie z. B. das Ablegen von Eingangsrechnungen oder auch von Rückläufern (z. B. unterschriebene Lieferscheine) mit einem möglichst geringen Aufwand möglich sind.

Bereits in der Basisversion ist hier z. B. eine OCR Funktion integriert, die die automatische Übernahme von Informationen aus dem Dokument per Mausklick in die entsprechenden Verschlagwortungsmasken ermöglicht. Mit dem Modul zur Batchverarbeitung können beliebig Masken angelegt werden, wodurch Dokumente vollautomatisch erkannt und verschlagwortet werden. Durch die Unterstützung von OCR Barcode können ausgehende Belege (z. B. Lieferscheine) bereits beim Ausdruck aus BüroWARE mit den entsprechenden Indexinformationen versehen und später als Rückläufer automatisch zum Ursprungsbeleg dazu gescannt werden.

Über eine Funktion zur direkten Dokumentenerfassung können per Mausklick in BüroWARE Unterlagen direkt z. B. zu einer Adresse oder zu einem Artikel archiviert werden. Die Nutzung des Archivs ist so - ohne die BüroWARE Oberfläche verlassen zu müssen - direkt möglich.

Umfangreiche Recherchefunktionen komplettieren das Programmpaket.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Projektleiter oder die Partner-Betreuung.

Produktmanager bei MS Solutions: Herr Andreas Reichmann, Stammhaus Untersteinach