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Seit Mai 2004 ist die Version 5.0 der BüroWARE Softwarefamilie vorhanden und für Neuinstallationen freigegeben.
In diesem Bericht möchten wir Ihnen die wichtigsten Neuerungen zusammenfassen:
basic, medium und premium
Seit der Version 5.0 bietet BüroWARE zwei zusätzliche Ausbaustufen der Softwarefamilie. Vorweg sei gesagt, das
was Sie bisher kannten ist jetzt die Schiene "premium".
Mit BüroWARE bieten wir Ihnen eine enorm flexible und umfangreiche kaufmännische Softwareplattform. Mit derselben
Softwarelösung wurden Installationen mit zwei Arbeitsplätzen und mit 100 Arbeitsplätzen realisiert und mit
der selben Softwarelösung wurden umfangreiche Branchenlösungen realisiert und weiterhin aber auch Unternehmen mit
eher wenig Individualisierungsaufwand ausgestattet. Dies führte dazu, dass viele Funktionalitäten in der Software
enthalten sind, die der einzelne eventuell gar nicht benötigte. Das ist zwar Grundsätzlich nicht falsch, weiterhin
können ja bei BüroWARE alle nicht benötigten Dinge "wegdesignt" werden - dies und die Tatsache das
mit der Version 5.0 der Funktionsumfang schon wieder enorm erweitert wurde war jedoch dennoch Grund genug zwei "kleinere"
Ausbaustufen ins Leben zu rufen.
Mit
BüroWARE basic
werden Unternehmen mit bis zu 10 Usern angesprochen die einen weitestgehend "normalen" Bedarf an eine Warenwirtschaft
haben. BüroWARE basic ist ohne Anpassungen im Standard einsetzbar und geringfügig Designbar.
Mit
BüroWARE medium
werden Unternehmen mit bis zu 25 Usern angesprochen die besondere Bedürfnisse innerhalb der vorhandenen Module haben, aber
keine nennenswerten zusätzlichen Module benötigen. Entsprechend ist BüroWARE medium auch intensiver Anpassbar -
aber eben dennoch nicht so intensiv wie die bisher bekannte BüroWARE die jetzt "premium" heißt.
Mit
BüroWARE premium
bleiben in Sachen Anpassung und Erweiterbarkeit keine Wünsche offen, gerade der mit der Version 5.0 erweiterte Workflowmanager
2.1 erlaubt das erstellen komplett eigener Applikationen innerhalb der BüroWARE. Nehmen wir an wir hätten keine Belegerfassung,
könnte diese auch im Rahmen eines Workflowprozesses Designt werden - BüroWARE 5.0 premium setzt in der Gesamten
Softwarewelt neue Maßstäbe in Sachen flexibilität.
Funktionelle Neuerungen
Task-Flow-Manager
Mit dem Task-Flow-Manager im OfficePlaner/CRM organisieren Sie Ihre und die
Aufgaben Ihrer Kollegen. Die Adress- oder auch
Projektbezogenen Aufgaben können einen Aufgabenworkflow enthalten. So kann bereits beim erfassen einer Aufgabe der interne
ablauf, also von wem an wen die Aufgabe nach und nach weitergeleitet wird,
festgelegt werden. Über Abarbeitungstermine
können Sie kontrollieren wer mit welchen Aufgaben überfällig ist. Das
Ergebnis einer Aufgabe könnte
beispielsweise auch das Automatische Generieren einer Rechnung sein, wenn die in der Aufgabe aufgelaufenen Zeit berechnet werden
soll.
Klassifizierung, Kampagnen-Management und Kontaktassistent
Mit der Klassifizierung sind den Kunden- oder Interessentenadressen verschiedene Eigenschaften, die bspw. auch durch eine
Telefonische Umfrage entstehen, zuordenbar. Beispielsweise wann der Interessent sine Investition plant,
wie viele Mitarbeiter
er hat oder welches Wettbewerbsprodukt er einsetzt. Natürlich konnten Sie dies auch schon bisher mit BüroWARE machen,
bisher mussten allerdings jeweils Eingabefelder für solche Eigenschaften angelegt werden. Mit der Klassifizierung im
OfficePlaner/CRM können diese Klassifizierungsmerkmale dynamisch angelegt werden.
&Über das Kampagnenmanagement werden Adressen mit bestimmten Klassifizierungseigenschaften oder weiteren Informationen,
zu einer Kampagne zusammengestellt. Wollen Sie bspw. alle Kunden anrufen die einen Umsatz mehr als X EUR machen und im letzten
Jahr ein Produkt aus der Warengruppe Y aber noch keines aus der Warengruppe Z gekauft haben? Kein Problem - das Kampagnenmanagement
wird Ihnen die zutreffenden Adressen automatisch heraus selektieren. Die
Variabilität an Selektionskriterien hierfür ist
schier grenzenlos.
Der Kontaktassistent verwaltet die sich aus der Kampagne ergebenden Adressen und
verteilt diese an die Vertriebs- oder
Akquisemitarbeiter. So bekommt jeder Mitarbeiter seine zu bearbeitenden oder anzurufenden Adressen automatisch aufgelistet.
In der Kampagne kann weiterhin bereits im Vorfeld festgelegt werden, was dass
Ergebnis einer Kontaktbearbeitung innerhalb dieser
Kampagne ist. Dieses Auswahl an aus dem z.B. Telefonat resultierenden Möglichkeiten bekommt der Akquisemitarbeiter dann
automatisch aufgrund der jeweiligen Kampagne in der die aktuelle Adresse
gerade ist, vorgegeben. Bsp. könnte das Ergebnis der
vorhin genannten Kampagne mit den Warengruppen und nicht Warengruppenumsätze das automatische Anlegen eines Angebots oder
Auftrags über den Artikel in der Warengruppe wo er noch keinen Umsatz hatte, sein. Der Mitarbeiter müsste hier quasi
nicht extra ein Angebot oder Auftrag für die Adresse anlegen, da dies ja innerhalb der
Kampagne schon vorgegeben und das
einzig mögliche Ergebnis sein kann.
Sie haben nichts verstanden? Macht nix, fragen Sie Ihren Kundenbetreuer bei uns, er wird Ihnen die Logik dieser Amerikanischen
Vertriebsstrategien, die sich in Praxistests stets als sinnvoll erwiesen haben, gerne erklären.
/p>
Der Kontaktassistent kann weiterhin wie eine manuelle Wiedervorlage verwendet werden
CRM-Desktop
MMit dem CRM-Desktop werden die wichtigen Arbeitsbereiche auf einer Maske vereint. So haben Sie den Mailclient, die Adressdaten,
die Aufgaben aus dem Task-Flow-Manager, die Wiedervorlagen aus dem Kontaktassistenten sowie das "Schwarze Brett"
(unten erklärt) immer im Zugriff ohne zwischen unterschiedlichen Programmteilen zu springen.
Schwarzes Brett/b>
KKeine Angst, dies ist keine Bayerische Erfindung aus der Politik. Hinter dem im BüroWARE OfficePlaner/CRM integriertem
Schwarzen Brett verbirgt sich ein Unternehmensintern Öffentlicher Informationsbereich. Hier sind neben den Grundlegenden
Informationen wer heute Geburtstag und hat und Krank ist, eigene Themenblätter anlegbar. Ob dies nun verwendet wird um eine
Fragen und Antworten Datenbank zu bilden oder für teilprivate Zwecke wie das gegenseitige Verkaufen von Gebrauchsgegenständen -
den Inhalt gestallten die Mitarbeiter. Bei MS Solutions wird das Schwarze Brett beispielsweise auch für die Kantinen-Essensbestellung
verwendet sowie für die Organisation von diversen Unternehmenspartys (die Redaktion von solution-forum wurde gebeten dies hier
nicht näher auszuführen...).
Belegprüfung/b>
DDie Belegprüfung aus der Warenwirtschaft ist letztendlich ein sehr sinnvolles "Chef-Tool", das natürlich auch
jeder andere im Unternehmen nutzen kann. Hier können Sie bspw. vorgeben dass Sie alle Belegpositionen sehen möchten bei
denen der Rohertrag unter X % ist, oder alle Belegpositionen bei denen der Preis auf null ist, oder die eben irgendeine andere
mögliche Fehlerquelle enthalten können. Die Belegprüfung wird Ihnen die zutreffenden Positionen automatisch
aufzeigen. Sie können dann entweder die Position direkt ändern oder auch eine Aufgabe (Task-Flow-Manager) an einen
Mitarbeiter erstellen und mit der Bitte um Bearbeitung versehen. Der
Empfänger der Aufgabe bekommt eine Verknüpfung
direkt in die betreffende Belegposition und muss somit den Beleg nicht
noch einmal selbst suchen bzw. aufrufen. Diese
"Datensatzbezogene" Aufgabenverteilung ist übrigens auch aus dem Adress- oder Artikelstamm möglich.
OP-Manager/b>
Das schwierige Zahlungsverhalten macht eine kontinuierliche Bearbeitung der Offenen-Posten für die meisten Unternehmen
unumgänglich. Der OP Manager bringt Ihnen Automatisch bestimmte Offenen Posten, also bspw. alle die schon länger als
X Tage nach Fälligkeit offen sind, oder in einer bestimmten Mahnstufe sind. Von diesem Posten bzw. Debitoren ausgehend kann
dann direkt der Kunde angerufen werden (Telefonanbindung), der RestOP-Ausgebucht werden, die Rechnung direkt nochmal an den Kunden
vermailt oder verfaxt werden oder auch einfach ein Hinweis zum Posten eingegeben werden. All diese Funktionen können direkt
vom OffenenPosten ausgehend ausgeführt werden ohne Programmmodulwechsel o.Ä.
GDPDU
VVor der GDPDU werden die meisten Unternehmen eher Angst haben, zumindest jene die noch keine kaufmännische Software mit
GDPDU Schnittstelle eingesetzten (momentan können noch über 95% der Softwareanbieter keine GDPDU). Nun sollten wir kurz
noch erklären was dies eigentlich ist: Grundlagen der Prüfung digitaler Unterlagen. Dahinter verbirgt sich die digitale
Betriebsprüfung des Finanzamts, denn bei einer Betriebsprüfung werden in Zukunft (momentan noch nicht immer, da noch nicht
alle Finanzbeamten darauf ausgebildet sind) keine Ordner mehr gewälzt, sondern die Arbeit übernimmt der PC. Der
Betriebsprüfer verlangt hier eine Datei im GDPDU Format bzw. Standard liest diese auf seine Note-Book ein und Kollege
Computer sagt ihm wo es "riecht". Auch wenn diese Thematik momentan oftmals noch auf die leichte Schulter genommen wird,
wird dies im allgemeinen Tiefgreifende Folgen haben. Dass Finanzamt fordert in dieser Datenschnittstellen nämlich nicht nur
Daten aus der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, vor allem sind Daten aus der Warenwirtschaft gefragt. Hier werden dann Durchschnittliche
Einkaufspreise ermittelt und mit der Inventur verglichen, gepfüt ob alles was beim Lieferanten bestellt wurde dann auf zugegangen
ist usw. Aus diesen Gründen ist es für jeden Unternehmen notwendig eine Softwarelösung einzusetzen die Warenwirtschaft,
Fibu und Anlagenbuchhaltung (eigentlich auch Mailsystem, jedenfalls dann wenn Sie Bestellungen per Mail oder Fax erstellen, da dann
auch diese Mails bzw. Faxe nachweispflichtig sind...) in einem System haben. Wer die Warenwirtschaft und Fibu von unterschiedlichen
Softwareherstellern hat wird es schwer haben die Daten wieder zusammenzukriegen.
Ob diese Forderungen die Finanzämter so hart durchziehen sei zwar mal dahingestellt, von gesetzlicher Seite ist es aber
möglich. Ach so, auch wenn wir nicht glauben dass bei Ihnen ein manipulierter Beleg in die Steuer geht - sollte dass jemand
machen wollen, sollte er im Betrag möglichst viele Einsen und weniger
Neunen verwenden. Die Ziffer 1 kommt nämlich in
allen Zahlen weltweit mit einer höheren Wahrscheinlichkeit vor als die Ziffer 9, das ist wissenschaftlich erwiesen! In der
Software des Betriebsprüfers (IDEA) wird neben einer Unmenge an weiteren Dingen auch dies geprüft. Wenn also in einem
bestimmten Bereich zu viele Einsen Vorkommen wird der Prüfer automatisch darauf aufmerksam gemacht und wird dann speziell
in diesem Bereich prüfen. Also lieber 111,11 als manipulationsbetrag verwenden als 99,99 ! - Wir weißen
ausdrücklich
darauf hin dass dieses Beispiel jetzt kein Scherz war!
XP-Optik/b>
KKommen wir nach dieser unschönen, aber mit BüroWARE ja gelösten GDPDU Thematik zu etwas wesentlich schönerem -
BüroWARE 5.0 verfügt über eine XP-Oberfläche und ist daher auch von optischem Gesichtspunkt nochmals moderner
geworden. Weiterhin können Sie das Farbschema selbst dynamisch einstellen. So könnten Sie
beispielsweise am Montag eher
mit dem "nichtblendenden" Starsilber arbeiten und ab Donnerstag dann mit dem "aufweckenden" blau - also nur
so als Beispiel...
Weiterhin stehen noch ein grün sowie eine Sandtonfarbe zur Auswahl. Die Klassische Oberfläche sowie ein sinnvoller
"Terminalservermodus", der auf verschiedene optische
Spielereien verzichtet und nochmal schneller in der Übertragung
ist, zur Verfügung.
Workflowmanager 2.1/b>
Mit dem Workflowmanager in der neuesten Ausbaustufe beinhaltet Ihre BüroWARE ein Multi-Werkzeug, mit welchem Sie oder wir,
in kürzester Zeit auch die individuellsten und automatisiertesten Funktionen ermöglichen. Natürlich konnten wir
auch schon bisher intensivste Anpassungen machen, aber hier übertreffen wir alle Erwartungen:
So ganz ist Ihnen noch nicht klar, was hier gemeint ist? Es ist auch schwer in Worte zu fassen.
Stellen Sie sich vor Sie haben schon ein Haus mit vielen Zimmern, die Ihnen eigentlich für alle Gelegenheiten das Richtige
bieten, das ist Ihre BüroWARE Individualanpassung oder MS Solutions Branchenlösung. Mit dem Workflowmanager können
Sie nun beliebig viele zusätzliche Zimmer erstellen, müssen sich aber nicht wirklich um den Innenausbau oder die
Einrichtung kümmern. Ihre Familie wird größer? Kein Problem, schnell mal ein Kinderzimmer mehr. (Im Unternehmen
könnte es z.B. sein, dass Sie eine neue Produktgruppe haben, die einen besonderen Vorgangsablauf mit sich bringt.) Bei der
Geburt merken Sie das es doch nicht nur eines, sonder drei Kinder geworden sind. Kein Problem, zwei zusätzliche Zimmer,
eines in blau, eines in rosa. (Im Unternehmen könnte es so sein, dass es kurzfristig mal schnell expandieren
muss und
daher eben auch die Anforderungen an die Software steigen.) Die Schwiegermutter überrascht Sie mit ihrem plötzlichen
Einzug in Ihrem Haus? Kein Problem, klicken Sie auf "weitere Kellertage" und schon ist sie gut untergebracht.
(Nehmen Sie das Letzte jetzt nicht so wörtlich, im Unternehmen könnte es beispielsweise sein, dass ein bestimmter
Ablauf aus Effizienzgründen optimiert werden muss und aus diesem Grund Ihre Software einen anderen Ablauf bieten
muss.)
Spaß beiseite: Der Workflowmanager 2.1 führt die BüroWARE
Philosophie fort, also die Möglichkeit, dass sich
Ihre Software den aktuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmen grundsätzlich anpassen kann und nicht alle paar Jahre eine
Neuanschaffung in diesem Bereich nötig ist. Eben anders als bei einer reinen Standardsoftware oder Standardbranchenlösung.
Zu guter letzt:
Natürlich war auch dies nur ein kleiner Teile der Neuen Funktionen, wie wir meinen aber die für die meisten Unternehmen
wichtigsten. Nutzen Sie vor allen die Vertriebsunterstützenden Funktionen aus dem OfficePlaner - diese sorgen bei den meisten
Unternehmen für mehr Umsatz.
Sicherlich könnten wir jetzt noch über die Chargen-Mehrlagerortaufteilung, die nun schon im Standard enthalten ist reden,
oder auch die Möglichkeit erläutern das mittels eines Workflowprozesses eine komplette Belegerfassung, wenn wir diese
nicht sowieso schon hätten, neu angepasst werden könnte. Reden könnten wir jetzt auch noch die Neuen und von
BüroWARE bereits erfüllten Richtlinien im Bereich der Lohn&Gehaltsabrechnug, oder auch über die Möglichkeit
die Krankenkassensätze automatisch im Lohn einzulesen. Interessant wäre ev. auch noch die Möglichkeit der Verteilung
von aufwändigen Prozessen oder Datengenerationen auf mehrere Jobserver.
All diese Dinge erklärt Ihnen gerne Ihr Zuständiger Kundenbetreuer.
Wir möchten Ihnen mit diesem Bericht einfach die grenzenlosen Möglichkeiten die mit BüroWARE und dem Designer
möglich sind darstellen. Wenn BüroWARE 4.3 gemessen an der Spitze des Wettbewerbs einen Vorsprung von 1 bis 2 Jahren
hatte, ist dieser mit der Version 5.0 und dem Workflowmanager 2.1 auf 3 bis 4 Jahre gewachsen.
BüroWARE - Die Zukunft ist mit uns.
MS Solutions GmbH - BüroWARE Produktmanagement
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